Ochrana osobních údajů
Zásady zpracování a ochrany osobních dat
Poslední aktualizace: 23. dubna 2026 · Verze 2026-05-15
V Billify bereme ochranu vašeho soukromí vážně. Tento dokument popisuje, jaké osobní údaje shromažďujeme, z jakých důvodů, jak dlouho je uchováváme a jak je zabezpečujeme. Snažili jsme se vše napsat srozumitelně i bez právnického vzdělání — pokud by vám přesto nebylo cokoli jasné, napište nám na info@billify.cz.
1. Kdo jsme a jak nás kontaktovat
2. Jaká data zpracováváme
2.1 Údaje o účtu
- Jméno, e-mail a hash hesla (bcrypt)
- Nastavení pracovního prostoru (workspace)
- Stav předplatného a historie plateb
- Bezpečnostní API tokeny (Laravel Sanctum)
- 2FA secret (pokud je aktivováno dvoufázové ověření)
2.2 Fakturační údaje (při placeném tarifu Pro / Pro+)
- Fakturační adresa a země
- IČO a DIČ / VAT ID
- Token platební metody — samotné údaje karty Billify nezpracovává, drží je platební brána Stripe (viz Zpracovatelé)
2.3 Uživatelský obsah (data, kde Billify vystupuje jako Zpracovatel)
- Profily odběratelů: Jméno, e-mail, adresa, IČO, DIČ.
- Profily dodavatelů: Fakturační údaje vašich subjektů včetně bankovních účtů (IBAN/SWIFT).
- Validační logy: Historie ověření v registrech VIES (včetně konzultačních čísel) a ARES.
- Vystavené doklady: Údaje na fakturách a jejich immutable JSON snapshoty pro audit trail.
- Modul Daňové přiznání (volitelný): Tebou nahraná PDF přijatých faktur a z nich AI-extrahovaná data pro měsíční přiznání k DPH a souhrnné hlášení. Obsah PDF se odesílá ke zpracování na Anthropic (viz Zpracovatelé).
- Modul Evidence hodin (volitelný): Kontrakty, úkoly a záznamy odpracovaných hodin, ze kterých vytváříš faktury.
2.4 Provozní data
- Aplikační logy pro debugging a monitoring chyb.
- Statistiky využití API pro vynucování limitů (Rate Limiting).
- Bezpečnostní logy (IP adresa, user agent, čas přihlášení).
2.5 Co zásadně nezpracováváme (Zero Tracking)
- Žádné sledovací cookies ani analytické nástroje třetích stran (Google Analytics, Hotjar apod.).
- Žádné marketingové pixely (Meta Pixel atd.) ani techniky digitálního otisku (fingerprinting).
- Žádné behaviorální profily uživatelů. Vaše data nepoužíváme k reklamním účelům.
3. Právní základ zpracování (čl. 6 GDPR)
| Aktivita | Právní základ | Účel |
|---|---|---|
| Správa účtu | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) | Přístup ke službě |
| Bezpečnostní notifikace | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) | Zabezpečení dat |
| Fakturace tarifů | Smlouva a zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. b, c) | Účetnictví a daně |
| API autentizace | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) | Provoz rozhraní |
| Monitoring stability | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) | Debugging a bezpečnost |
4. Umístění dat a předávání
- Infrastruktura: Hetzner Cloud (Německo, EU). 100 % primárních aplikačních dat a databází zůstává v EU.
- E-maily: WEDOS Internet, a.s. (Česká republika, EU).
- Platby: Stripe — fakturace placených tarifů (Pro / Pro+). Část zpracování může probíhat v USA; Stripe je certifikován v rámci EU-US Data Privacy Framework (rozhodnutí o odpovídající ochraně dle čl. 45 GDPR), doplňkově se uplatní Standardní smluvní doložky (SCCs).
- AI extrakce (modul Daňové přiznání): Anthropic PBC (USA) — pouze obsah Tebou nahraných PDF přijatých faktur, pod Standardními smluvními doložkami (SCCs, čl. 46 GDPR). Anthropic obsah faktur nepoužívá k trénování modelů a uchovává jej jen krátce (logy řádově dny, volitelně režim bez uchování). Modul je volitelný; lze nastavit i vlastní API klíč. Bez použití modulu se na Anthropic neodesílá nic.
Primární aplikační data a databáze zůstávají v EU. Předávání do USA se týká výhradně dvou výše uvedených funkcí — u plateb (Stripe) je kryto certifikací v EU-US Data Privacy Framework (čl. 45 GDPR) s doplňkovými SCCs, u AI extrakce (Anthropic) Standardními smluvními doložkami (čl. 46 GDPR). Viz Seznam zpracovatelů.
5. Doba uchování dat
Konkrétní lhůty pro jednotlivé kategorie dat (účet, logy, faktury) jsou uvedené v tabulce níže.
| Kategorie dat | Doba uchování | Právní důvod |
|---|---|---|
| Údaje o účtu | Do smazání účtu | Výkon smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
|
Uživatelský obsah (klienti a dodavatelé, vystavené i nahrané přijaté faktury, modul Daňové přiznání, evidence hodin)
Billify jako Zpracovatel — retenci určuje uživatel
|
Do smazání účtu nebo na pokyn uživatele (viz DPA § 12) | Výkon smlouvy; retenční pravidla i zákonnou archivaci dokladů řídí uživatel jako vlastník svých dat |
|
Data po zrušení účtu (grace period)
soft-delete → hard-delete
|
30 dní | DPA § 12.1 — okno pro export před nevratným a úplným smazáním |
| Session cookies | 120 minut nečinnosti | Strictly necessary (čl. 5 odst. 3 ePrivacy směrnice) |
| API tokeny | Do zrušení uživatelem | Výkon smlouvy |
| Error logy | 14 dní | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) — debugging |
| Zálohy | 30 dní (inkrementální) | Oprávněný zájem — disaster recovery |
6. Vaše práva podle GDPR
- Čl. 15 — Právo na přístup: Můžete požádat o přehled dat, která o vás zpracováváme.
- Čl. 16 — Právo na opravu: Své údaje můžete kdykoli změnit v Nastavení.
- Čl. 17 — Právo na výmaz: Po zrušení účtu data ponechávám 30 dní pro export (DPA § 12.1) a poté je nevratně mažu v plném rozsahu — včetně faktur, profilů klientů a dodavatelů. Jedinou výjimkou jsou faktury, které Billify vystavilo Tobě za vlastní předplatné: ty si Billify ponechává jako své vlastní účetní doklady po zákonem stanovenou dobu pro účetní a daňové doklady (oprávnění dle čl. 17 odst. 3 písm. b) GDPR — splnění právní povinnosti správce). Billify není archivační ani účetní službou pro Tvé doklady — uchování daňových dokladů, které vystavuješ Ty, je odpovědností jejich vlastníka (Tebe jako účetní jednotky), ne Billify.
- Čl. 18 — Právo na omezení zpracování: Např. pokud popíráte přesnost údajů.
- Čl. 20 — Právo na přenositelnost: Vlastní data lze stahovat průběžně přes API (faktury, zákazníky, dodavatele). Hromadný strojově čitelný export celého teamu (JSON včetně všech faktur a snapshotů) sestavím na vyžádání zpravidla do 14 kalendářních dnů od žádosti — generuje se přes interní Artisan command.
- Čl. 21 — Právo vznést námitku: Máte právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (např. bezpečnostní monitoring).
Na vaše žádosti odpovídáme ve lhůtě dle čl. 12 odst. 3 GDPR (zpravidla do jednoho měsíce). Kontaktujte nás na info@billify.cz.
7. Smluvní požadavek na poskytnutí údajů
Poskytnutí osobních údajů uvedených v sekci Jaká data zpracováváme je smluvním požadavkem podle čl. 13 odst. 2 písm. e GDPR. Bez nich nemohu uzavřít smlouvu o poskytování služby Billify, vytvořit Tvůj uživatelský účet ani řádně fakturovat předplatné.
Konkrétně jsou nutné: jméno a e-mailová adresa pro vytvoření účtu a komunikaci ohledně provozu služby; pro placený tarif Pro navíc fakturační adresa, IČO/DIČ a platební údaje pro vystavení daňového dokladu. Údaje o klientech a fakturách (uživatelský obsah) Tobě patří — Billify je zpracovává jen na základě Tvých pokynů dle DPA.
9. Automatizované rozhodování
Billify neprovádí automatizované rozhodování s právními účinky. Deterministické určení režimu DPH nebo vymáhání limitů tarifu jsou technickými parametry služby, nikoli profilováním ve smyslu GDPR.
10. Právo podat stížnost
Pokud se domníváte, že došlo k porušení vašich práv, doporučujeme nejprve kontaktovat nás. Máte však právo podat stížnost u dozorového úřadu:
11. Změny této politiky
Tyto zásady můžeme příležitostně aktualizovat — zejména při změně legislativy, zavedení nové funkce služby nebo změně subprocesorů. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem minimálně 30 dní před účinností nové verze. Aktuální datum je vždy uvedeno v záhlaví dokumentu.